MRDigital BV, handelend onder de productnaam Autodocs, is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens over bezoekers, accountgebruikers, facturatie en klantondersteuning. Voor vragen of verzoeken over privacy kun je ons bereiken via hallo@autodocs.be.

Voor persoonsgegevens die een organisatie in haar aankoopdossiers invoert, bepaalt die organisatie doorgaans zelf het doel en de middelen van de verwerking. Die organisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke en MRDigital verwerkt de gegevens namens haar als verwerker.

Wij verwerken account- en organisatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, functie, bedrijfsnaam, adres, ondernemings- of btw-nummer en factuurgegevens.

In aankoopdossiers kunnen gegevens staan over verkopers, kopers, voertuigen en documenten, zoals contactgegevens, voertuigidentificatienummer, kenteken- en registratiedocumenten, handtekeningen en optioneel een identiteitsdocument. Wij verwerken ook technische en beveiligingsgegevens die nodig zijn om de dienst veilig te laten werken, zoals log- en sessiegegevens.

Wij verwerken deze gegevens om accounts en abonnementen te beheren, de dienst te leveren, documenten te genereren, betalingen en facturen te verwerken, ondersteuning te bieden, fraude en misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

De rechtsgronden zijn, afhankelijk van de verwerking, de uitvoering van de overeenkomst, onze gerechtvaardigde belangen bij beveiliging en verbetering van de dienst, een wettelijke verplichting of toestemming wanneer die afzonderlijk wordt gevraagd. Voor gegevens in aankoopdossiers verwerkt MRDigital de gegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de organisatie.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met dienstverleners voor hosting, authenticatie en opslag, websitehosting, e-mailbezorging en betalingen. Autodocs gebruikt hiervoor onder meer Supabase, Vercel, Resend en Mollie. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend voor hun dienstverlening en onder passende contractuele afspraken.

Wij kunnen gegevens ook delen wanneer een wet, een bevoegde overheid of een gerechtelijke beslissing ons daartoe verplicht. Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor een passende doorgiftemaatregel zoals vereist door de AVG.

Wij bewaren account- en dossiergegevens zolang het account en de relevante dossiers bestaan, tenzij verwijdering mogelijk en gevraagd is of een langere bewaartermijn nodig is voor een wettelijke verplichting, geschil of beveiligingsonderzoek.

Factuur- en betaalgegevens bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke boekhoudkundige bewaartermijn. Verwijderde dossiers blijven nog maximaal dertig dagen in een herstelbare prullenbak; daarna worden zij volgens onze opslag- en back-upprocedures verwijderd.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangscontrole, versleutelde verbindingen, scheiding tussen organisaties en logging van relevante acties. Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen.

Je kunt, binnen de grenzen van de AVG, vragen om inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Voor gegevens in een aankoopdossier richt je je verzoek in de eerste plaats aan de organisatie die het dossier heeft aangemaakt. Voor gegevens waarvoor MRDigital verwerkingsverantwoordelijke is, kun je ons contacteren via hallo@autodocs.be.

Je kunt de verwijdering van je Autodocs-account rechtstreeks aanvragen via Mijn account. Wij behandelen de aanvraag binnen dertig dagen en bevestigen het resultaat per e-mail. Persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, behalve voor zover gedeelde ondertekende dossiers, facturen, beveiligingsgegevens of andere gegevens moeten worden bewaard voor de rechten van je organisatie, een wettelijke bewaarplicht of de onderbouwing van rechtsvorderingen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Autodocs gebruikt alleen strikt noodzakelijke technische opslag om een sessie veilig te laten werken en je voorkeuren te onthouden. We gebruiken geen marketingcookies. Als dit verandert, vragen wij waar nodig vooraf toestemming en werken wij deze verklaring bij.

Wanneer wij deze verklaring wezenlijk wijzigen, publiceren wij de nieuwe versie in Autodocs en vragen wij je die opnieuw te bekijken of te aanvaarden wanneer dat passend is.